GDPR

Kunskap

GDPR och enskilda arkiv

GDPR är inte till för att förhindra arkivering. Tvärtom – den möjliggör arkivering under vissa villkor. Enligt förordningen finns det en “skyldighet att förvärva, bevara, bedöma, organisera, beskriva, kommunicera, främja, sprida och ge tillgång till uppgifter av bestående värde för allmänintresset” (skäl 158).

Arkivering får aldrig användas för att kringgå GDPR. Arkivändamål ger inte frikort för att hantera personuppgifter felaktigt från början.

I en tid där personuppgifter har blivit en värdefull resurs är det viktigare än någonsin att förstå hur dessa uppgifter får hanteras – även inom arkivverksamhet. Den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) syftar till att skydda individens personliga integritet och reglera hur personuppgifter behandlas inom EU.

Förordningen erkänner vikten av att bevara information för historiska, statistiska och vetenskapliga ändamål. Förordningen är inte avsedd att förhindra arkivering, utan att säkerställa att hanteringer sker på ett ansvarsfullt och rättssäkert sätt.

För enskilda arkiv – det vill säga arkiv som inte omfattas av offentlighetsprincipen eller arkivlagen – innebär detta särskilda utmaningar och möjligheter. På denna sida samlar vi vägledning, exempel och resurser för att hjälpa arkivskapare och arkivbevarare att navigera i gränslandet mellan dataskydd och kulturarv.

Notera att trots dessa råd är det alltid du som är ansvarig för dataskyddet i din verksamhet.

Principen om lagringsminimering

Enligt GDPR får personuppgifter bara sparas så länge de behövs för det syfte de samlades in för. Det kallas principen om lagringsminimering. Men det finns ett viktigt undantag! Det är tillåtet att fortsätta lagra personuppgifter även efter att det ursprungliga syftet inte längre är aktuellt – om lagringen sker för arkivändamål av allmänt intresse.
Se GDPR, artikel 5.1 b.

Rätten till radering

En person har rätt att begära att få sina personuppgifter raderade av den personuppgiftsansvariga. Rätten till radering gäller inte om personuppgifterna har sparats för arkivändamål av allmänt intresse. Det innebär att uppgifter som bevaras i ett arkiv – enligt gällande regler – får behållas om det försvårar arkiveringen eller förståelsen av arkivinformationen även om en person begär att de ska tas bort.
Se GDPR, artikel 17.3 d.

Rätten till rättelse

Om en person anser att personuppgifter som behandlas är felaktiga eller ofullständiga, har personen rätt att begära att uppgifterna rättas eller kompletteras. Men den personuppgiftsansvariga är inte automatiskt skyldig att genomföra rättelsen. Det görs en individuell prövning i varje enskilt fall. Rätten till rättelse gäller inte om personuppgifterna har bevarats för arkivändamål av allmänt intresse.
Se GDPR, artikel 17.3 d.

Gå till källorna!

Om du hanterar personuppgifter inom en arkivverksamhet är det avgörande att du är väl insatt i gällande regelverk och praxis. I grunden handlar det om att upprätthålla samhällets, organisationers och individers förtroende för arkivväsendet.

Handledning och mallar

Svenska Arkivförbundet har tagit fram beslutstöd och mallar som gör det enklare att arbeta med arkivering. Notera att trots dessa råd är det alltid du som är ansvarig för dataskyddet i din verksamhet.

Fokus: enskilda arkiv

Arkivbestånd från föreningar, stiftelser, nätverk, företag och privatpersoner.

Målgrupp: arkivbevarare

Arkivinstitutioner, museer, bibliotek, hembygdsföreningar, historiska föreningar, forskningsinstitutioner, myndigheter.

GDPR och enskilda arkiv: handledning och avtalsmallar för privata arkivbevarare

Denna handledning från Svenska Arkivförbundet ger vägledning till privata aktörer som hanterar personuppgifter i arkivverksamhet. Med tydliga förklaringar, praktiska scenarier och avtalsmallar hjälper publikationen arkivbevarare att navigera dataskyddsförordningens krav – utan att tappa bort arkivens värde och funktion. Målet är att främja ett tryggt, långsiktigt och rättssäkert arkivarbete för civilsamhället, näringslivet och privatpersoner.

Avtalsmallar

När ett arkivbestånd överlämnas till en arkivbevarare sker det vanligtvis som gåva eller som deposition. För att underlätta processen finns här generella avtalsmallar som kan användas.

Mallarna är utformade så allmänt som möjligt för att kunna användas av en bred grupp arkivbevarare. Det är viktigt att du läser igenom avtalen noggrant och anpassar dem efter din verksamhets behov. Tänk på att du själv ansvarar för hur mallarna används och vilka ändringar du gör.