Snabbfakta om arkiv

Enskilda arkiv, som ibland kallas privata arkiv, är information som skapas hos civilsamhället, näringslivet och privatpersoner. Exempelvis uppskattar Hembygdsrörelsen att de har ca 25 000 hyllmeter arkiv, företaget Stora Enso AB har ca 13 500 hyllmeter arkiv och Olof Palmes personarkiv är 140 hyllmeter.

Nej, information arkiveras inte per automatik. Om du vill att din förening eller ditt företag ska gå till historien behöver du proaktivt arbeta med arkiveringen. En arkivinstitution kan hjälpa dig med det. 

Huvudregeln är att det inte finns något lagkrav på att bevara enskilda arkiv.

Att arkivera är tillåtet, trots Dataskyddsförordningen (GDPR) och de grundläggande principerna som ändamålsbegränings och lagringsminimering. Se skäl 158 och artikel 89 i förordningen. 

För den enskilda arkivsektorn som inte omfattas av Tryckfrihetsförordningen och Arkivlagens bestämmelser ska Riksarkivet utfärda särskilda föreskrifter. Även där slås det fast att arkivering inte ska vara oförenligt med de ursprungliga ändamålen för personuppgiftsbehandling och att arkivering av information är nödvändigt för ett fungerande samhälle och ett levande kulturarv.

Hur många arkivbestånd det finns i Sverige är omöjligt att säga. Arkiv bildas så snart information har producerats. Potentiellt har alla myndigheter, företag, föreningar, privatpersoner minst ett arkiv. 

Hur många arkivinstitutioner det finns i Sverige finns det heller ingen statistik över. Det finns uppskattningsvis ett 70-tal renodlade arkivinstitutioner. Utöver det bevarar många museer, bibliotek, föreningar och företag också arkivbestånd. 

En vanlig missuppfattning är att arkivbestånd är bortglömda på dammiga hyllor i ett källarutrymme. Det stämmer inte. Arkiv används dagligen och i stor omfattning av akademiska forskare, släktforskare, lokalhistoriker, journalister, skolelever, verksamheten som skapat arkivinformationen, med flera. 

Tyvärr finns det ingen statistik över arkivanvändningen i Sverige. 

Nej, Riksarkivet bestämmer endast över de statliga myndigheternas arkivering. Riksarkivet bestämmer inte över den kommunala eller enskilda arkivsektorn. 

Riksarkivet får däremot ge råd till kommuner och enskilda i egenskap av expertmyndighet inom området. 

Kontakta ditt närmaste Länsarkiv så kan de hänvisa dig till rätt arkivinstitution beroende på vilken information det rör. 

Kontaktuppgifter till Länsarkiven hittar du här.

Att bevara digital information ställer stora krav på bevarande och tillgängliggörande. Tänk då på hur snabbt den tekniska utvecklingen har varit de senaste 20 åren och vilka utmaningar det skapar för information som ska bevaras i evig tid. Informationen måste vara hittbar och tillgänglig för användare. Informationen måste också bevara sin integritet och trovärdighet, trots att den kanske måste migreras till nya system allteftersom utvecklingen går framåt.
Digitalt långtidsbevarande är en komplex utmaning. Det krävs hållbar finansiering, tekniska förutsättningar och kunskap för att arkiven inte ska bestå av luckor från den digitala tidsåldern. 

Med e-arkiv menar man ett system för digital långtidsbevarande. Som en arkivlokal med pappershandlingar, fast i en digital kontext.

Svenska Arkivförbundet arbetar för att synliggöra arkivens betydelse för samhället och för att skapa goda förutsättningar för arkivering av enskilda arkiv i hela landet.